20 советов по тайм-менеджменту, которые работают у всех на 100% - Svadba-Narofominsk.ru
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (пока оценок нет)
Загрузка...

20 советов по тайм-менеджменту, которые работают у всех на 100%

20 советов по тайм-менеджменту, которые работают у всех на 100%

Система тайм-менеджмент была разработана специально для вечно спешащих, вечно занятых и несобранных людей, которые сами не в состоянии организовать свое время. Обычные методики данной системы содержат традиционные рекомендации для рационального применения, поэтому они оказались не очень эффективны.

Дело в том, что рациональность требует постоянного внимания, концентрации и вечной подпитки мотиваций. А это могут далеко не все. Поэтому данные советы касаются как раз таки иррационального тайм-менеджмента. Они не потребуют от вас особого напряга.

1. Напоминалка

Невозможно все запланированное удержать в голове, тем более, если не имеется секретаря. Возьмите за привычку записывать самое важное. Сейчас нет проблем со способами: бумага, телефон, планшет – выберете, что вам удобно.

2. Фиксация

Если ваша голова родила очередную гениальную идею – не пожалейте полминуты, зафиксируйте коротко основное.

3. Список

Составьте список мероприятий и дел, которые вы не можете терпеть делать. Так вы увидите, что на вас действует отрицательно и сможете обозначить зону риска для себя.

4. Нелюбимые дела

Бывают и неприятные дела, которые приходиться делать. Как быть? Раз такие дела портят вам настроение, вот и попробуйте делать их, когда у вас плохое настроение.

5. Играем в шпиона

Обязательно следим за перепадами настроения. Изменилось настроение – меняйте занятие! Иначе и в делах напортачите, и душевное состояние ухудшите.

6. Гибкий список

Важно составить список дел, на которые у вас вечно не хватает времени, или которые вам не очень приятны. Вдруг у вас случится «окошко», а список под рукой. Это удобно.

7. Гибкий график

Если вы не привыкли к жестким графикам, то гибкое расписание дел как раз таки поможет и запланированное сделать, и жизнь более комфортную наладить. А также нормально взаимодействовать с рациональными партнерами.

8. Корректировка планов

У иррациональных людей планы меняются, как направление ветра. И в субботу планы, которые писались на неделю с понедельника, кажутся безнадежно устаревшими. Поэтому находите 5-10 минут ежедневно на корректировку планов. Поверьте, так будет проще.

9. Конечные цели

Обычно, большая цель разбивается на маленькие каждодневные. Но это у рационалов. Для иррационалов важно сопоставлять соответствие ежедневных планов с конечной целью, чтобы последняя не размылась окончательно в потоке дел.

10. Сроки

Из многих ходов к цели, некоторые ходы могут быть неудачные. Не отчаивайтесь, делайте новые попытки и ставьте промежуточные сроки. Не бойтесь их постоянно менять, если в том есть необходимость.

11. Временные привязки

Не обязательно строго придерживаться временных рамок, отведенных вами для реализации целей. Оставляйте возможность для маневра.

12. Отдельный список

13. Работоспособность

14. Тренировка памяти

Что делать, даже для иррационалов это жизненно необходимая задача. Поэтому, займитесь любыми тренингами памяти. Самый простой способ – писать от руки. Именно письмо рукой, а не клацанье по клавишам развивает отдел мозга, отвечающий за память. Только одно условие: делать это надо на постоянной основе.

15. Запоминание

В принципе, это продолжение п.14. Не желаете писать – рисуйте! Схемы – очень эффективный способ не только для запоминания, но и для планирования. Проявите творческий подход к работе – увидите, насколько будет интересней!

16. Прописывание этапов

Ставите большую цель – прекрасно! Разбейте ее на множество маленьких и пропишите каждый этап в отдельности.

17. Воодушевляемся!

18. Берите паузы

После первого пика работоспособности и энтузиазма – тормознитесь, возьмите паузу. Это хороший прием, особенно для сложных задач. Можно еще раз все хорошенько обдумать и откорректировать планы.

19. Будь готов!

Вы должны быть готовы к тому, что будете иметь дело с рациональными партнерами. Учтите, что вам придется проявлять где-то проявлять дипломатию, с кем-то идти на компромисс, ну и по возможности, быть «гибким».

20. Совет рационалам

Если вам приходится иметь дело с иррациональными партнерами, не пытайтесь их переделать – бесполезно. Отнеситесь к их недостаткам, как к «рабочим моментам», или попробуйте использовать эти недостатки в свою пользу.

Как отказ от популярных советов по тайм-менеджменту помог мне победить прокрастинацию

Ребята, мы вкладываем душу в AdMe.ru. Cпасибо за то,
что открываете эту красоту. Спасибо за вдохновение и мурашки.
Присоединяйтесь к нам в Facebook и ВКонтакте

Тонны профессиональных советов по управлению временем работают где угодно, только не в вашей вселенной — знакомо? Мне прямо до боли. И как ваша сестра по несчастью, я готова поделиться своим богатым опытом, чтобы существенно сократить ваши поиски «той самой» тактики.

Меня зовут Ольга, и мое клеймо прокрастинатора не помешало мне добиться поста начальника HR-отдела в крупной сети пиццерий, а также открыть свой небольшой бизнес. Надеюсь, мой опыт вдохновит читателей AdMe.ru и докажет, что все не так безнадежно, как кажется.

Однажды я опоздала на свидание на 5 часов

Я просто бесконечно крутилась перед зеркалом, пытаясь создать образ, в котором произведу наилучшее впечатление. Конечно, этот случай из ряда вон, но часовое опоздание на встречу с друзьями было настолько привычным делом, что извиняться, предупреждать или переносить встречу мне уже даже в голову не приходило.

Это не значит, что у таких людей, как я, нет ни стыда ни совести. Просто такой темп и образ жизни — совершенно естественная вещь

Подобная неорганизованность — почти черта характера, идущая, как правило, из семьи и глубокого детства. Это первый фактор, почему ее так сложно побороть.

Родные и друзья тоже рано или поздно смиряются и принимают тебя таким, какой ты есть, а их возмущение зачастую больше для порядка. Это второй фактор. Конечно, злить их не хочется, поэтому, выслушав очередную нотацию, в следующий раз приходишь вовремя, но еще через раз все повторится.

Все потому, что лично нас все устраивает. Чисто по-человечески нам абсолютно комфортно жить в некотором хаосе, пренебрегать распорядком, максимально расслабляться, напрягать все силы в последний момент и снова расслабляться.

Разобраться с тайм-менеджментом меня заставило отнюдь не понимание того, что я плохая. Нужно просто признать, что тайм-менеджмент — порой единственный способ эффективно взаимодействовать с обществом, подстраиваться под его ритм и элементарно делать карьеру. Моя первая работа, неумение общаться с деловыми партнерами и весьма скромная зарплата доходчивее всего объяснили, зачем нужно управлять собственным временем.

Так я с головой погрузилась в различные практики и с гордостью могу сказать, что перепробовала их все

  • Я купила около 5 книг по тайм-менеджменту, но не закончила ни одну.
  • Составила карту желаний по всем правилам — собирать было прикольно, эффекта ноль.
  • Вела списки дел. Они никогда не заканчивались и этим раздражали.
  • Клеила стикеры с напоминаниями. На них либо перестаешь обращать внимание, либо на автомате перекладываешь в сторону, чтобы не мешали.
  • Развешивала по комнате мотивационные плакаты. Какое-то время даже на потолке над кроватью висел, чтобы утром открыть глаза, а там — «МОТИВАЦИЯ». Быстрее всего он меня мотивировал снять его.
  • Я даже носила на руке резинку для волос, которой щелкала себя по запястью, чтобы перестать отвлекаться на всякую ерунду. Правда, про эту резинку надо было еще вспомнить.
  • Смотрела лекции всевозможных коучей. Забавно, но люди, которые должны были научить управлять временем, только убивали его. Я так и не услышала ни одной неочевидной мысли, которую и сама не понимала бы.

Не сомневаюсь, что кому-то все вышеперечисленное и пригодилось. Но если вы дочитали до этого места, значит, мы с вами «одной крови» и вам все это тоже не помогло. Перестаньте корить себя, что просто недостаточно постарались, лучше попробуйте то, что действительно работает.

Все эти подходы требовали внутренней дисциплины, а ее как раз и не было. Тогда я поняла, что искать опору нужно не во внутренних факторах, а во внешних

Например, в таких, как перспективная работа с жесткими рабочими условиями. Изначально я попала в сеть пиццерий на должность маркетолога. Первое правило, с которым меня познакомил управляющий, — «Два опоздания — увольнение». Это уже после испытательного срока я узнала, что правило распространялось на работников кухни. Зато несколько месяцев подряд я мчалась к 7 утра на другой конец города в полной боевой готовности. И ни разу не опоздала.

Чудеса продуктивности не закончились, даже когда мои должностные обязанности изменились, а график стал гибким. Во-первых, требовательный начальник — это не друг, который будет мириться с вашими недостатками; во-вторых, неожиданным стимулом стали мои коллеги и первые в жизни подчиненные. Удивительно, но я стала гораздо требовательнее относиться к собранности и пунктуальности других людей, ведь если даже такой, казалось бы, безнадежный человек, как я, смог справиться — все смогут.

Внешняя мотивация — это метод кнута. Чтобы не перегореть, важно выдавать себе пряник

Пообещала себе интересный мастер-класс на выходные, если рабочая неделя пройдет без косяков.

Бесконечное самобичевание — провальный план. В конце концов, наш глубокий внутренний прокрастинатор никуда не денется, и его тоже нужно любить и поощрять за проделанную работу. Например:

  • Придумыватьразные «плюшки» за успешно выполненную работу. Это может быть ваше любимое лакомство, новая вещь, возможность поваляться в ванной или провести выходные на Бали. Все в рамках вашего бюджета и фантазии. Самое главное, будьте честны и не вознаграждайте себя, если не довели задуманное до конца. Но придумать утешительную «плюшку» в таком случае можно.
  • Разрешать себе пинать балду в течение дня. Организуйте себе законные перерывы с удобным интервалом. Я, например, обычно устраиваю часовой перерыв вне офиса раз в 3 часа. Если у вас другие рабочие условия, можно каждый час прерываться на 15-минутный чаек с коллегами или блаженно листать ленту.
  • Возвращаться к работе постепенно. Моментально включиться в работу после перерыва тяжело. Советую заводить таймер, сигнализирующий, что через N минут вам нужно возвращаться к делам. Мне лично помогают настроиться несколько «театральных» звонков с постепенно сокращающимся интервалом.
  • Смотреть выступления крутых лекторов. Я не противоречу тому, что сказала о коучах выше, потому что мой совет не в том, чтобы смотреть лекции по тайм-менеджменту. Вообще все равно, в чем достижение человека, которого вы хотите послушать. Самое главное, чтобы он своим примером заряжал лично вас. Чтобы вы слушали его с горящими глазами и чувствовали, как растет в вас желание действовать на полную катушку.

Согласитесь, когда мотивация бьет через край, время находится как-то само собой, верно? Для меня лично таким вдохновляющим примером стали лекции Максима Батырева и Стивена Хокинга.

Не пренебрегайте приложениями, чтобы облегчить себе жизнь

Вот несколько программ, которые меня сильно выручают в работе и повседневной жизни.

Минималистичная доска в Trello.

    Trello
    Приложение по принципу классических досок, разделенных на списки с карточками. Сервис бесплатный, наглядный и предельно простой. Задачи можно разбить по простой схеме, как на фото, или усложнить. На работе, например, мы приспособили такие доски для отслеживания дней рождения сотрудников.

RescueTime
Весьма отрезвляющая штука для тех, кто не понимает, куда постоянно девается время во время работы перед монитором. Бьюсь об заклад, оно «оседает» в соцсетях и на сторонних сайтах. С этим приложением вы можете проверить себя, а с платной версией даже временно заблокировать нежелательные программы и сайты.

Mind42
Выручает, если ваша учеба / работа связана с большим объемом информации или творчеством. Ручку и блокнот мы берем с собой реже, чем телефон, а в этом приложении можно быстро набросать схему из картинок и пометок, позволяющую наглядно разложить информацию по полочкам.

Иногда тайм-менеджмент — это вообще не про время

Он про глубокую внутреннюю мотивацию и то, что вы хотите получить от жизни. Увы, популярные практики тайм-менеджмента помогают оптимизировать жизнь лишь тем, у кого и так нет проблем с собранностью. Если же вам, как и мне, приходится начинать с «нулевого» уровня, подытожу:

  • Не стоит полагаться на ресурс, который у вас в дефиците (самодисциплина). Сознательно создайте себе такие внешние условия, которые будут постоянно держать вас в тонусе: требовательное начальство, строгий научный руководитель, клятвенное обещание, пари — что угодно и какой угодно сложности, главное, чтобы вы четко понимали: спуску не будет.
  • Начните с малых и / или приятных целей из разряда «Я всегда мечтал, но вот все как-то недосуг». Я, например, так добралась до игры на гитаре.
  • При этом держите баланс и не калечьте свою внутреннюю «медлительную» природу — в ней тоже может быть скрыто много полезного. Так, прокрастинация может служить основой для развития фантазии и даже выгодных рабочих стратегий (какой лентяй не захочет придумать способ, как бы все сделать быстрее и проще?). Не отказывайтесь от этой своей части.
  • Ищите мотивацию в людях, которые вам интересны. Это могут быть не только именитые лекторы, но и просто ваши знакомые. Старайтесь почитать / послушать или увидеться с ними даже безо всякой цели хотя бы раз в неделю.

Мои опоздания теперь сократились до 5–10 минут; я научилась предупреждать о них, переносить свои встречи заблаговременно и освобождать время для разнообразного досуга.

Кто-то скажет, что это слабый повод для гордости, но истинные «завтрамены» точно разделят со мной эту победу.

Три совета по управлению временем для тех, кто всё перепробовал

Оптимизация времени и расписания не должна быть сложной математической задачей

Если поискать в Интернете «советы по тайм-менеджменту», вы найдете множество страниц с рекомендациями — начиная с личных блогов и заканчивая рецензируемыми статьями, — где вам обязательно расскажут об одном простом приеме, который позволит сэкономить время, избавиться от стресса и повысить продуктивность.

Многие из рекомендаций полезны, другие же звучат слишком хорошо, чтобы быть правдой. А на самом деле правильный подход определяется тем, о каких людях, задачах, командах и требованиях идет речь.

Научиться управлять собственным временем может быть сложно, и у каждого будет собственный путь. В этой статье мы обсудим несколько распространенных ошибочных подходов, а также эффективные стратегии, которые можно использовать вместо них.

1. Срочные задачи не всегда должны выполняться в первую очередь

Иногда можно услышать, что сначала нужно разобраться с менее затратными по времени, неотложными задачами, поскольку приятнее убрать их с пути и набрать обороты для того, чтобы сосредоточиться на важном. Однако оказываясь под влиянием того, что ученые называют «эффектом преобладания срочности» (срочным задачам отдается больший приоритет, чем важным), вы рискуете забыть о стратегическом планировании и применении творческого мышления.

Для более эффективного управления временем необходимо критически подходить к фильтрации и упорядочиванию задач, а также избегать расстановки приоритетов в зависимости от ощущения срочности задачи, — и в этом поможет постановка долгосрочных целей.

«Если не определить приоритеты главнейших задач или попытаться взять на себя слишком много, трудно будет не провалиться в черную дыру», — пишет Майкл Уоткинс, автор книги Первые 90 дней. Он предлагает держать в голове несколько четких долгосрочных целей: «Уделите время тому, чтобы разъяснить их и заручиться поддержкой. Запишите их и прикрепите на стену. Смотрите на эти цели каждый день и спрашивайте себя: «Как то, что я делаю, помогает двигаться в этом направлении?»»

Один из лучших советов по управлению временем, который позволяет уменьшить влияние приоритезации на основании срочности, заключается в округлении временны́х оценок вверх, когда идет речь о сроках завершения проекта. «Хорошей отправной точкой будет считать, что проект займет на 10–25% больше времени, чем вы ожидаете, — пишет профессор Техасского университета в Остине Арт Маркман. — Это позволяет… сделать запас для «слепых зон» мозга, отвечающих за планирование времени».

Тем не менее, важно помнить, что не существует единственного «правильного» способа планирования — вполне возможно, что в вашем случае эффективнее всего работать под давлением срочности задач. Если вы при этом сознательно расставляете приоритеты, общаетесь с командами и выполняете нужную работу, значит, ваш подход тоже правильный.

2. Сосредоточьтесь на управлении вниманием, а не расписанием

В рекомендациях по планированию времени обычно говорится, что подробная разработка расписания помогает держать всё под контролем и эффективно распределять время, особенно если на вас — несколько проектов с различными ожидаемыми конечными результатами. Но в некоторых случаях планирование всего дня может создавать ненужные ограничения.

Как пишет Крис Бейли, автор книги Гиперфокус. Как я научился делать больше, тратя меньше времени, управлять вниманием на самом деле намного важнее, чем управлять своим временем: «Можно появляться на собраниях в назначенное время, можно следовать составленному графику — большинство из нас хорошо умеют управлять своим временем. Но этого не скажешь об управлении собственным вниманием».

Даже наилучшим образом спланированный день может быть совершенно непродуктивным, если мы отвлекаемся, а вернуть внимание в нужное русло не так уж просто. Чтобы научиться лучше «управлять вниманием», бизнес-инструктор Моник Валькур предлагает ежедневно уделять время саморефлексии: это может помочь понять, что оказалось полезным, что — нет, и каким образом следует действовать завтра. «Если один подход не работает, не продолжайте бесплодные попытки, а попробуйте другой вариант», — пишет она.

Вы можете углубляться в планирование или действовать без жесткого графика, по наитию — главное, чтобы в вашем случае это работало. «Стратегии повышения продуктивности… теряют свой мотивационный потенциал, если они кажутся бессмысленными, — говорит Валькур. — Попробуйте переосмыслить то, что нужно сделать, исходя из собственных главных принципов — это поможет лучше сконцентрироваться и поддерживать фокус».

3. Думайте о том, что будет в результате, а не просто вычеркивайте задачи

Один из самых проверенных советов по управлению временем — начинать день со списка дел. И действительно: для многих работа с ним — успокаивающее и полезное занятие, однако другие из-за этого могут погрязнуть в рутине.

В безупречном мире списки дел помогают нам следить за тем, справляемся ли мы с задачами, и ничего не упускать, а также дают ощущение выполненного долга, когда мы вычеркиваем очередной пункт. Сосредоточив внимание на достижениях и отдав приоритет продуктивности, мы можем ограничить свободу творческого мышления. Списки дел часто дают хорошие результаты, поскольку представляют собой понятный путь к конкретному результату: делай A, затем B, затем C. Однако исследование Висконсинской школа бизнеса показывает, что когда мы даем определенную задачу с четким решением, это может ограничивать.

Попробуйте применить более свободный подход к управлению временем — сосредоточьтесь на результатах, а не на выполнении задач. «Такой подход ориентирует людей и команды на конкретный результат, а не на процесс его достижения, — говорит Дженнифер Робисон, старший редактор в журнале Gallup Business Journal. — Так сотрудники получают больше свободы в использовании собственных уникальных талантов для достижения целей по-своему».

Внедряя нацеленную на результаты корпоративную культуру, руководители могут повысить новаторский потенциал и заинтересованность всех сотрудников. Если для вас и вашей команды полностью сосредоточиться на результатах невозможно, попробуйте альтернативу индивидуальному управлению задачами. Например, на ежедневных планерках команда может рассказывать о приоритетах, а управление задачами может происходить асинхронно онлайн — или его можно централизовать в руках менеджера проекта.

Комбинируйте советы по управлению временем

В следующий раз, когда кто-то скажет, что нашел волшебное решение для повышения продуктивности, помните, что важно действовать удобным для себя способом. Наши личные системы продуктивности и привычки оставляют свободу для творчества и позволяют сосредоточить внимание на самом важном. Больше обращайте внимание на то, что, как и почему вы делаете (удобным вам способом), и вы окажетесь на пути к тому, чтобы ваша трудовая жизнь стала максимально продуктивной.

Перевод статьи выполнен в Alconost.

Alconost занимается локализацией игр, приложений и сайтов на 70 языков. Переводчики-носители языка, лингвистическое тестирование, облачная платформа с API, непрерывная локализация, менеджеры проектов 24/7, любые форматы строковых ресурсов.

Мы также делаем рекламные и обучающие видеоролики — для сайтов, продающие, имиджевые, рекламные, обучающие, тизеры, эксплейнеры, трейлеры для Google Play и App Store.

Как все успевать: 20 советов по тайм-менеджменту, которые будут полезны каждому

Вы пунктуальный человек? Вы делаете свои дела вовремя? У вас получается справляться с делами даже раньше дедлайна? Если ответ на эти вопросы звучит как «нет» – вы недостаточно хорошо управляете своим временем. Вот несколько простых советов о том, как это исправить.

Напишите план на день

Планируйте заранее – рано утром или, что ещё лучше, ночью перед сном. План даст вам наглядное понимание того, что надо сделать в конкретный день. Всё, что вам останется сделать – это придерживаться плана как можно точнее.

Задайте дедлайн для выполнения каждой задачи

Больше конкретики! Сделайте задачу А до 10 часов утра, задачу Б до обеда, задачу В — к концу рабочего дня. Расстановка дедлайнов поможет вам делать всё вовремя и не «отъедать» время у других задач.

Пользуйтесь календарем

Календарь — фундаментальный шаг на пути к управлению своим временем. Если вы пользуетесь Microsoft Outlook или Lotus Notes, календарь будет частью вашей почты. Как вариант, возьмите Google Calendar и синхронизируйте его со своими мобильными гаджетами (смартфоном, планшетом и т.п.) — так вы сможете уточнять свои задачи в любом месте и в любое время.

Используйте органайзер

Он поможет вам видеть всё, что происходит в вашей жизни. Органайзер помогает разбираться с входящей информацией, списками задачи, проектами и тому подобным.

Знайте свои дедлайны

Когда вам нужно сделать это дело? Выделяйте в календаре и органайзере свои дедлайны — и всегда будете в курсе того, когда надо сдать очередной проект.

Научитесь говорить «Нет»

Не берите на себя больше, чем сможете сделать. Если на вас пытаются «повесить» что-то ещё, когда вы занимаетесь уже полученными заданиями, твердо скажите «нет» или, если так сказать нет возможности, хотя бы перенесите новую задачу на более поздний срок.

Старайтесь всё сделать раньше

Если вам надо сдать проект к определенному сроку, вы либо «сдадитесь» вовремя, либо не успеете. Но если вы решите, что хотите разобраться с проектом либо раньше, либо в срок, то решите эту задачу или раньше (что вообще отлично), или в срок (что тоже вполне себе замечательно). Так что приходите на встречи пораньше, а дедлайны переносите на более ранний срок.

Учитесь выполнять задачи за отведенное время

Например, написать отчет за 2 часа, потратить на покупки 1 час, и т.д.

Поставьте рядом с собой часы

Иногда мы так увлекаемся работой или любимым делом, что забываем о времени. Решение этой проблемы — приличного размера часы рядом с рабочим местом.

Устанавливайте напоминания за 15 минут до события

Делайте что-то одно

Люди часто пытаются успеть всё и сразу – и в итоге не успевают ничего. Выберите одну, самую важную задачу, и занимайтесь только ей. Закройте все вкладки браузера и программы, которые не относятся к делу.

Разберитесь с тем, что отвлекает вас от работы

Обычно это телефонные звонки, сообщения из мессенджеров и уведомления с любимых сайтов. Вы знаете, что делать – отключите всё это (да-да, и смартфон, и интернет) и занимайтесь только своей работой. Ничего страшного не произойдет – сотовые операторы присылают уведомления о пропущенном звонке и предлагают функцию автоответчика, а новости с медузы и сообщения ваших друзей подождут до вечера.

Поставьте таймер

Скачайте приложение – например, Egg Timer или любой Pomodoro-клиент (я пользуюсь Pomodoro Timer), задайте время, которое хотите работать (например, 50 минут) и запустите обратный отсчет. Когда придет время, таймер подаст звуковой сигнал. Отдохните 10-15 минут, а затем продолжайте.

Не зацикливайтесь на мелочах

Вы все равно не сможете сделать всё-всё-всё ровно так, как хотите. Доводить документ до идеального состояния, когда этого не требуется – пустая трата времени. Которого у всех нас, если подумать, не так уж много.

Выставляйте приоритеты

Сделать всё невозможно, так что делайте выбор – что вы будете делать сейчас, а что позже или вообще никогда. Сделайте девизом своей жизни правило Парето («20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата»).

Делегируйте

Если есть вещи, которые кто-то сделает лучше, чем вы – смело отдавайте работу этому человеку, а сами сосредоточьтесь на том, что умеете делать лучше всех.

Объединяйте задачи

Например, если вам надо позвонить, выделите в своем рабочем календаре время только на звонки – и обзванивайте сразу всех, с кем хотели хотели в этот день, чтобы потом не отвлекаться.

Разберитесь с поглотителями времени

Какие сайты ежедневно «пожирают» ваше драгоценное время? Определите источник проблемы – например, ВКонтакте, Facebook, Twitter и т.п. – и откажитесь от них в рабочее время (или хотя бы пореже заходите на них).

Режьте, когда это нужно

Причина №1, по которой мы опаздываем что-то делать – мы не можем отказаться от чего-то, что обещали раньше, хотя сейчас у нас уже другие приоритеты. Отменяйте или сокращайте встречи – иначе вашим делам не будет ни конца, ни края.

Делайте перерыв между задачами

Хотя бы 5-10 минут – в конце концов, вы же не робот, и нуждаетесь в отдыхе и «переключении» с одного дела на другое.

20 эффективных техник тайм-менеджмента

Организуйте жизнь так, чтобы ни минуты не тратить впустую.

1. Правило 1‑3‑5

Ваше рабочее время в течение дня ограничено, и правило 1‑3‑5 позволяет потратить его наиболее разумно. Суть его в следующем: за день вы можете сделать только одну большую задачу, три средние и пять мелких. Всего — девять дел, не больше и не меньше. Правило поможет постепенно разгрести завалы, успевая в срок и не переутомляясь.

2. Правило трёх

Для тех, кто не в ладах с цифрами или не может делать по девять дел за день, Крис Бейли, автор книги «Мой продуктивный год», придумал правило трёх. Оно гласит, что для достижения продуктивности достаточно каждый день выполнять три самых важных дела.

Вместо того, чтобы распылять свои силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, просто выберите три самые важные задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите ещё три, и так далее. Так вы будете сохранять сосредоточенность. Это же правило можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.

3. Способ 10 минут

У вас есть какая‑то задача, к которой вы не хотите приступать? Скажите себе: «Я позанимаюсь этим только 10 минут, а потом пойду отдохну». Скорее всего, за это время вы втянетесь в работу и уже не сможете остановиться.

4. Pomodoro

Эту систему придумал Франческо Чирилло, чтобы облегчить себе подготовку к экзаменам. Она помогает сосредоточиться людям, которые легко отвлекаются. Кроме того, это хороший способ контролировать, сколько времени у вас уходит на ту или иную работу.

Вот как Pomodoro работает: вы берёте таймер и ставите его на 25 минут. После этого фокусируетесь на работе. Когда 25 минут истекут, вы отдыхаете 5 минут, а затем повторяете всё заново. Через четыре цикла вас ждёт большой перерыв на полчаса.

5. Метод 90/30

Методом 90/30 пользуются писатель и блогер Тони Шварц, сооснователь сервиса Buffer Лео Видрич, литературный критик Бенджамин Че Кай Вай и предприниматель Томас Оппонг.

Суть его заключается в следующем: вы напряжённо работаете 90 минут, потом отдыхаете полчаса, а затем повторяете цикл. При этом первые 90 минут вы отводите под самую важную задачу, которую должны сделать за день, а следующие отрезки посвящаете менее важным делам.

Согласно исследованиям The Enchanted World of Sleep специалиста из Йеля Перетза Лафи, 90 минут — это оптимальное время, в течение которого человек может эффективно сосредотачиваться на одной задаче. А получаса достаточно для полного отдыха, что подтверждается изысканиями Sleep and Wakefulness нейрофизиолога Натана Клейтмана.

6. Метод 52/17

Это частный вариант предыдущего способа. Он не отличается ничем, кроме цифр: вы работаете 52 минуты, а потом 17 минут отдыхаете. Согласно эксперименту The Rule of 52 and 17: It’s Random, But it Ups Your Productivity , проведённому сервисом по трудоустройству The Muse с помощью приложения DeskTime, эти временные отрезки позволяют сохранять продуктивность и избегать переутомления. Поэтому используйте метод 52/17, если чувствуете, что вам не хватает сил работать 90 минут подряд.

7. Поедание лягушек

Метод придумал Eat That Frog: Brian Tracy Explains The Truth About Frogs мотивационный оратор и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси. «Лягушками» он называет неприятные и сложные задачи, которые вы должны выполнять, несмотря на своё нежелание. С самого начала дня сделайте одно такое дело — «съешьте лягушку». И потом вам будет легче: вы сбросите этот камень с души и обеспечите себе хорошее настроение на весь день.

8. Временные блоки

У списков задач есть одна неприятная особенность: они совершенно не дают представления, сколько времени требует то или иное дело. «Купить хлеб» и «Закончить отчёт» занимают в перечне одну строчку, но задачи эти несопоставимы по сложности и важности.

Календарь куда лучше списка дел: он позволяет контролировать время визуально. Вы видите большой блок и понимаете, что задача нелёгкая. Поэтому попробуйте технику «временных блоков»: помещайте их в календарь и каждому отводите время сообразно сложности задачи. И пока делаете то или иное задание, не отвлекайтесь на другие.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:

  1. Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).
  2. Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым — «Работа», «Дом», «Покупки» и так далее.
  3. Проводите ревизии — выбрасывайте ненужные заметки, вычёркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.
  4. Когда всё распланировано, приступайте к исполнению. Задачи, которые можно сделать за пару минут, решайте сразу же. Другие же можно делегировать или поместить в календарь.

Узнать все тонкости GTD можно в нашем руководстве.

10. ZTD

Лео Бабаута, автор блога о продуктивности Zenhabits, считает, что система GTD Дэвида Аллена очень сложна и требует слишком много усилий. Он предлагает свою систему в стиле дзен — Zen to Done. Чтобы ей следовать, нужно выработать 10 простых привычек.

  1. Собирайте всю информацию в Inbox.
  2. Обрабатывайте все записи, не откладывая их в долгий ящик.
  3. Планируйте основные цели на каждый день и самые крупные задачи — на неделю.
  4. Каждый раз фокусируйтесь только на одном деле, не распыляя внимание.
  5. Создавайте простые короткие списки дел.
  6. Организовывайте заметки по категориям в зависимости от их содержимого, как в оригинальном GTD.
  7. Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.
  8. Упрощайте. Сократите список своих задач и целей, пишите коротко и понятно.
  9. Чтобы настроиться на работу, поддерживайте определённый режим дня постоянно.
  10. Занимайтесь тем, что вам действительно интересно.

11. Канбан

Японский метод продуктивности, который помогает отслеживать, какие дела вы выполняете, что вы уже сделали и чем нужно будет заняться в будущем. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс.

Вы берёте доску для стикеров (или регистрируетесь в каком‑нибудь менеджере дел вроде Trello) и рисуете на ней три столбца: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Затем пишете свои дела на стикерах и помещаете в соответствующий столбец в зависимости от того, чем занимаетесь и что уже сделали.

12. Правило двух минут

Это правило — неотъемлемая часть GTD, но его можно использовать, даже если вы не фанат методики Аллена. Если задача займёт не более двух минут — сделайте её немедленно. Так вы разгружаете свой мозг, потому что вам не придётся больше помнить об этом деле.

13. Zero Inbox

Zero Inbox придумал писатель и эксперт по производительности Мерлин Манн, и метод этот отлично сочетается с GTD. Манн применял его к электронным письмам, но точно так же можно обрабатывать дела, документы, заметки и прочие сведения. Как следует из названия, задача этой методики — поддерживать ваш Inbox пустым.

В оригинальной системе GTD во «Входящих» постоянно скапливается куча записей. Нужно выделить время, чтобы их разобрать, и в забитом Inbox легко проглядеть что‑нибудь важное. Манн рекомендует разбирать содержимое сразу по мере поступления. Вы открываете Inbox и решаете, что сделать с каждым пунктом: удалить, делегировать, ответить, отложить или выполнить. Не закрывайте его, пока не произведёте одно из указанных действий со всеми элементами.

Кроме того, значительно сэкономить время вам помогут автоматические фильтры в почте, умные папки и программы для сортировки документов.

14. Fresh or Fried

Fresh or Fried переводится как «Свежий или жареный». Эта философия создана Dominate Your Day With the “Fresh or Fried” Prioritization System блогером Стефани Ли. Согласно ей, когда вы просыпаетесь утром, ваш мозг «свежий», но с течением дня он «поджаривается». А значит, вы должны определить время своего пика продуктивности и успеть сделать за этот период всё самое важное за день. Вот как это работает.

  1. В конце дня, когда вы уже устали, уделите 15 минут, чтобы создать список дел на завтра.
  2. Перенесите самые важные задачи на начало дня, в раздел Fresh. Туда же отправляются дела, которые вы не любите — те самые «лягушки». Их нужно сделать, пока у вас ещё есть силы.
  3. Менее срочные, не очень сложные и более приятные дела отправляются в раздел Fried — то есть во вторую половину дня, в зависимости от вашего расписания. Они будут меньше загружать вам мозг.
  4. На следующее утро следуйте вашему списку. Затем вечером составьте новый.

Стефани рекомендует FoF людям, которые каждый вечер обнаруживают, что абсолютно выбились из сил, но ничего не успели, хотя и весь день работали.

15. Метод айсберга

Рамита Сети, автор книги «Я научу вас быть богатым», использует этот метод, чтобы сохранять информацию на потом. Работает он так: вы сохраняете все электронные письма, заметки, статьи, списки в одном месте — например, в сервисе для заметок вроде Evernote или Notion либо в виде документов. Затем распределяете эти материалы с помощью тегов, папок и категорий — как вам удобно.

Каждые 4–6 недель просматривайте эту информацию и думайте, можно ли применить её на практике. Если что‑то бесполезно — выбрасывайте или архивируйте. Это позволяет создать собственную базу знаний.

16. Автофокус

«Автофокус» изобрёл The Autofocus Time Management System эксперт в области производительности Марк Форстер. Эта система планирования подходит творческим людям, которым тяжело следовать GTD.

Запишите все ваши дела в тетрадь без какого‑либо порядка. Затем просмотрите список, выберите те, что нужно сделать как можно скорее, и разберитесь с ними. Когда неотложные задачи решены, приступайте к тем, что вам сейчас больше по душе. Не доделали что‑то — перенесите в конец списка, вернётесь к этому потом. И повторяйте эти действия день за днём.

17. Матрица Эйзенхауэра

Эта схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» и «Срочные и важные». Распределите ваши дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.

18. Метод 4D

4D придумал Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Метод призван помочь людям, которые при виде своего списка задач приходят в ужас и не знают, как подступиться ко всем скопившимся пунктам.

Рэй утверждает, что нужно запомнить только четыре слова на букву D, и тогда у вас не будут опускаться руки перед горами дел. Вот они:

  • Do (сделать) — если вам назначили задачу, лучше всего выполнить её сейчас же и сразу вычеркнуть из списка.
  • Delegate (делегировать) — когда вы не можете или не успеваете что‑то исполнить, но у вас есть относительно свободный помощник, передайте задачу ему.
  • Delete (удалить) — некоторые дела не так уж и важны. Откажитесь от них, окончательно удалив из списка задач. Если вам пытаются навязывать лишние обязанности, научитесь вежливо говорить «нет».
  • Delay (отложить) — когда задача слишком объёмная или не требует немедленного исполнения, её можно и отложить. Но вы должны обязательно установить ей чёткие сроки, иначе она так и будет лежать мёртвым грузом.

Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.

19. Хронометраж

Обычно люди, пытающиеся стать продуктивными, тщательно отслеживают время, которое тратят на важные дела, и совершенно забывают учитывать периоды, в которые занимаются ерундой. Эту проблему решает техника «Хронометраж», которую придумал эксперт в области управления временем Глеб Архангельский. Она позволяет понять, на что уходит ваше время, приучает внимательнее относиться к тому, чем вы занимаетесь, и меньше отвлекаться.

Возьмите тетрадь и записывайте все свои действия и сколько вы ими занимались, с точностью до 5–10 минут. Фиксируйте и рабочие моменты, и переговоры, и встречи, и даже время, проведённое на YouTube и в играх. Уделите этому пару недель. Потом пролистаете тетрадь, узнаете в лицо своих «хронофагов» и сделаете выводы. Может, вам нужно меньше смотреть забавные видосики, или реже отлучаться пить кофе, или ваш враг — телефонные звонки.

20. Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — гуру продуктивности, придумавший свой метод организации работы, базирующийся на двух правилах. Первое — правило 80/20, или принцип Парето, согласно которому 80% наших дел можно сделать за 20% времени. На оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени. Второе — закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.

По словам Феррисса, из этого вытекает следующее: чтобы всё успевать, не надо больше работать — нужно лучше фокусироваться. Пусть вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% рабочего времени, зато сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке — так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.

Хотите стать лучшей версией себя — присоединяйтесь к Большому челленджу, выполняйте задания и получайте подарки. Каждый месяц дарим iPhone XR, а ещё разыграем поездку в Таиланд на двоих.

Читайте также:  А как у них: все, что вы хотели знать о мужской мастурбации
Ссылка на основную публикацию